2012年6月24日 星期日

中小企業是否該花錢在資訊系統上?


早上起來看到前同事對於"新創事業與中小企業應該要使用哪些工具與軟體來幫助營運?" 這篇文章似乎有點不同的觀點,不過也許是我寫的有點太工商服務性質造成誤會(讓人家覺得似乎有"有批牛肉好便宜的~有需要就打這個電話吧~"的感覺),所以想再來補充一下。

那篇文章,要傳達的主要是兩個觀點,只是可能需要分開討論:
  • 中小企業和Startup應該使用一些工具和方法來提升競爭力 (工具不一定要錢)
  • Google apps 是便宜好用的好東西 (而且五個人以下還可以免費試用

中小企業和Startup的定義


先針對企業規模來做個定義 (各國定義不同,這邊以台灣為主),根據經濟部中小企業處的標準,與我之前上課所了解的定義 (我聽到時都嚇一跳,要賺好多錢捏~@@):
  • 微型企業 (人數<10  ,年營收<500萬 )
  • 小型企業 (人數<30  ,年營收<3億,資本額<3000萬 )
  • 中型企業 (人數<100,年營收<10億)
 而Startup的定義就比較模糊了:
  • 根據Mr. Jamie的定義:公司規模25人以下,設立 3 年以內的公司。
  • 根據郭氏兄弟的定義:公司規模不超過10人
  • 根據中小企業處大概五年以內(因為五年以內會倒超過92%)的公司都算新創事業

中小企業是否該花錢在資訊系統?

根據統計,同樣是中小企業,台灣的平均壽命比國外還有短的多,那到底是什麼原因造成的呢?可以怪罪的地方很多,比如說市場太小、競爭太激烈、政府不幫忙...等,這些也許都是原因,但是很多時候公司會倒並不是沒有錢或不賺錢,而是土法煉鋼、沒有制度、甚至人謀不臧所造成。另外很常見的就是成長失控,公司快速擴張,人才、內控制度與公司基礎建設跟上,最後的下場就是高速失控而墜毀。

所以我們該怎麼找出自救的方法?或是改善這個市場的方法,而不是向下沈淪,在這邊先不談論免費的解決方案(我可以另外寫篇文章列出許多免費的軟體),我們先來談論要花錢這件事,為什麼國外願意使用這些工具甚至花這些錢呢?舉例11 Great Technology Tools for Small BusinessType Of Technology You Should Use During A Small Business Start-up。而台灣中小企業卻不願意? 到底新創事業和中小企業是沒錢?還是不願意花錢?或是不知道可以把錢花在這些地方?(不知道價值)這三件事要分開討論:
  • 中小企業沒錢
  • 中小企業不願意花錢
    • 的確現在很多中小企業都是用所謂的"套裝軟體"比如說M$ Office系列 (合法性就是一個問號),也許問題不在於企業願不願意花錢買,而是不知道怎麼用和怎麼轉換,至於要怎麼讓企業從Office 20xx轉換到 M$ Office 365,甚至轉換到Google apps,這就是行銷與教育的議題了,君不見M$也砸了大錢在推廣與宣導
    • 套句現在做火紅的話 "只出得起香蕉的公司,那也只請得到猴子"
  • 中小企業不知道可以把錢花在不同地方(不知道價值所在)
    • 政府與教育是很重要的一個環節,現在台灣學校與政府機關都被M$所把持,所以為學生了出了學校只會用套裝軟體,到職訓局上課也只會教套裝軟體,公司為了作政府的案子所以一定只能用套裝軟體,那當然整個市場的思維就侷限在套裝軟體了。
    • 花錢買一套正版的套裝軟體,遠比使用雲端系統的費用高的太多了,更不用說還得請MIS來幫忙安裝與維護,所以是把錢花錯地方
    • 根據 2005 年消基會的調查發現(有點舊的資料,不過仍有參考性),平均每人每年花費 30 小時在刪垃圾郵件,若每人每天約花 10 分鐘過濾並刪除垃圾郵件,若以50 人規模的中小企業來計算,企業每月損失約 9,000 元的薪資。累積一年下來,相當於多發了超過 10 萬元的薪水,浪費在員工處理垃圾郵件的工時上。大家每天忙的跟狗一樣,其實都是在處理垃圾郵件,如果使用好的垃圾郵件防堵機制,把這些錢省下來,可以創造多少經濟效益?
    • 人員流失與異動率大也是台灣中小企業會遇到的問題,如何有效的建立KM系統,讓工作交接與教育訓練更順暢,就可以減少許多人力與時間的浪費。
    • 中小企業資安問題,造成人力錯誤的配置與浪費:
      •  職能分工不當與過度授權
      • 資訊人員淪為救火隊
      • 缺乏企業經營角度的資安控制 


如何使用一些科技工具和方法來提升競爭力


所以錢要花在刀口上,時間也要花在對的地方,當然我同意在工具上的使用上,還是得針對特定的族群,不同的行業會需要不同的科技工具,那我隨便舉幾個極端的例子:


所以重點不是該用哪些工具,重點在於不同產業,各個企業都應該找到能幫助自己,提昇競爭力的工具,科技不就是為了這個目的存在?

最後回到網路資訊相關產業 

這可能也是我Blog比較會接觸到的族群 (阿阿我也只想當旅遊部落客,貼貼照片啊!!)

正所謂外行看熱鬧,內行看門道,網路資訊產業更應該知道這些工具的價值與必要性,使用正確的工具來提升產能與品質,更是無庸置疑。我自己說可能還沒啥說服力,不然我們來看一下Xdite大之前寫的一系列文章,網站程式上線前需要準備的事(1)~(4)、Startup : 如何挑選適合的 Hosting Plan為什麼必須使用 Issue Tracking System 管理專案

有興趣的人也可以去看看這本書"走出軟體工廠",作者是大陸人,裡面也提到許多大陸軟體公司採用土法煉鋼的方式遇到與多問題,該怎麼使用正確的方法,與適合的工具來提升公司的競爭力。


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