會議太多浪費時間？寫文件浪費時間？當一切都 Mob & AI 化後這些都不是藉口了....

 

前陣子在整理 Agile at Tesla 中常常看到 Mob 的字樣，其中在『究竟什麼是真的敏捷』篇中也有提到： 

所以現在我稱它為『Mob - 群體協作式敏捷』，因為它很短，而且我認為人們能理解它。而這就是它的內容。你有這些小組在議程上工作，開放空間，他們是開放空間的會議，小組正在運行 mob。就像學校教的那樣。這是直接的 mob。

說實在也想不出來什麼比較好的翻譯? 團抱式敏捷？暴徒式敏捷？所以我把 Mob 翻譯成『群體協作式敏捷』。

會議太多浪費時間？寫文件浪費時間？當一切都 Mob & AI 化後這些都不是藉口了....

在當今高速發展的商業環境中，時間就是一切。然而，無效率的會議和繁瑣的文件工作往往佔用了大量的寶貴時間。這就是為什麼“群體協作式敏捷”（Mob）的概念在企業界引起了廣泛的關注。從 Agile at Tesla 的案例中，我們可以看到，透過群體協作式敏捷的實踐在搭配 AI 輔助，企業能夠有效地解決這些問題。

首先，讓我來解釋一下什麼是我所謂的『群體協作式敏捷』。簡單來說，它指的是小組成員集體在一個議程上協作，這類似於開放空間的會議形式，但更加強調動態參與和實時協作。這種方式的核心在於集體智慧和共同責任，它鼓勵團隊成員共同面對挑戰，共同解決問題。

重新定義會議：從冗長的討論到高效的集體決策

相信在許多公司裡排名前幾名最令人討厭的就是『開會』，尤其是長而無效的會議，無限的討論而無法達成共識、不同成員之間的溝通障礙，甚至會後的落實緩慢，都是現代企業中常見的問題。而群體協作式敏捷的出現，則提供了一個完全不同的解決方案。在這一模式下，會議不再是傳統的單向討論，而是一場集體協作。每個成員都同時參與到問題的討論與解決過程中，而非輪流表達意見。這種「即時集體決策」的模式能夠顯著提升會議效率，因為每個人都在同一時間、同一空間內參與決策，避免了冗長的重複性會議。

文書工作：從繁瑣任務到共享實時知識庫

對於軟體開發和技術團隊，寫文件幾乎是所有工程師最不喜歡的工作之一。對他們來說，撰寫和維護文書不僅耗時，還會占用解決技術問題和編寫程式碼的時間。但是越大的公司這些資料越重要，文件的完整和精確對於團隊協作及產品開發來說至關重要。

透過群體協作式敏捷的方式，寫文件可以變得更加簡單和自然。在 mob 模式下，文件不再僅是個別工程師的責任，而是整個團隊集體參與的產物。這意味著文件的生成、修正與更新過程都能在實時協作中完成。每個團隊成員都能即時提供意見，確保文件的內容不僅準確，還能即時反映最新的進展與需求。

更進一步，當 AI 技術引入到文書工作中，AI 可以根據過去的數據和團隊的書寫風格，自動生成文件草稿，甚至自動進行排版和語法檢查。對工程師來說，這大大減少了他們的負擔，讓文書工作不再是頭疼的事。AI 的介入可以在不斷學習團隊的文書習慣後，逐步改善文書的生成過程，讓團隊能夠輕鬆完成文書，而不影響他們的核心工作。

舉例一：會議中直接透過 Miro board or Teams 白板把要討論的架構和注意的內容都產生出來，最後再透過 AI 幫忙彙整產生會議記錄和 action item，甚至就直接可以 summary 出文件和架構圖。

舉例二：非同步分散式 Architecture Review，工程師和 PM 把想法，想要解決的問題，以及可能需要留意處理的事項都寫在 Conflucene page 上，然後透過 comment 討論之間想法的差異，補充可能需要額外考量的點，透過分析各種設計的優缺點，最後產生結論和實作方向，甚至可以把一些 code 些貼上來，有了這些東西一來可以減少 Code Review 得時間，加速了解這個 PR 想要幹什麼，還有過去曾經討論過什麼，對於後面的人追蹤功能的變化演進都有所依據。