大規模敏捷開發？ 讓我們先來談談跨國大型軟體開發的日常挑戰

 

在『敏捷思考的高績效工作術』裡面提到了五力

• 構想力（構思屬於自己的未來）
• 靈敏力（快速產出結果）
• 適應力（靈活地適應環境
• 協調力（與不同質的人合作）
• 共創力（透過合作產生價值）

之所以會需要這五力，主要是因為工作趨勢的改變就是越來越多 專案化工作 

根據全球策略顧問貝恩公司（Bain & Company）的報告，在2027年前，大多數的工作內容都會以「專案」為基礎。這一轉變的主要原因是數位革命的加速，許多工作將被自動化或改由外包人力執行。留在公司內部的核心角色將是那些能夠整合內外資源、接住新商機和客戶需求的專案管理好手。
「日常工作只佔我們60％的績效，剩下40％都是創新的專案。」

跨國軟體企業中的專案化工作

這種現象在跨國軟體企業中尤為明顯。這些企業內部通常有許多部門負責不同的功能，而各個部門的任務都是由公司大方向（OKR/KPI) 細部拆解下來。雖然高層對整體狀況有大致的了解，但他們也無法了解更多第一線的工作細節，更不用說各部門之間的相依更難以理解。如果僅依靠上層的問詢和溝通，所得到的信息往往片面且簡化。如果需要更細部的資訊和解決方案，最常用的方法就是跨部門溝通和協商。

像我們公司就有很多這種 Taskforce 、Value stream working group ，而參與人員除了平常手邊的日常事務要處理，更多時候要處理增加出來的專案協商工作。

在這種情況下，就會生出很多這種溝通的角色，通常是專案經理（Project Manager）、計畫經理（Program Manager）技術計畫經理（Technical program manager )、產品經理（Product Manager）和發佈經理（Release Manager）...等，但是更多時候 EM (Engineer manager )直接上....

面對這種現象，以前我最愛用花木蘭這段來比喻

阿爺無大兒，木蘭無長兄，願爲市鞍馬，從此替爺徵。東市買駿馬，西市買鞍韉，南市買轡頭，北市買長鞭。

現在也許可以用勇者欣梅爾去打魔王前，必須先到處找夥伴和解支線任務來類比 😂

跨部門協作的六個階段

• 起始（Initial）
• 找到對的窗口（PM & EM）
• 與利害關係人溝通共識
• 確認初步目標和需求
• 規劃（Plan）
• 了解對方的工作內容和執掌
• 針對依賴他們的部分進行深入了解和討論
• 確認技術限制和商業考量
• 建立需求交換機制
• 制定時程規劃
• 對齊同步（Align & Sync）
• 建立定期交流模式
• 定期召開跨部門會議
• 即時分享成效和進展
• 解決跨部門協作中的問題
• 監控（Monitor）
• 持續監控協作進程和資源分配
• 評估技術限制的影響
• 調整商業策略以適應協作需求
• 監控時程進度
• 持續（continue everything）
• 持續整合
• 持續發佈
• 持續測試
• 自省 （Retrospective)
• 總結協作成效
• 討論和記錄協作過程中的成功經驗和教訓
• 後續追蹤協作成果
• 計畫下一步的改進措施

列出來要做的事很簡單，但是誰（Who)？要再什麼時候介入(When)？要做到什麼程度（What)？ 這之間的 R&R 的釐清總是漫長且費時，之前在跟 Liang-Bin Hsueh 聊時也一直在想，這中間有哪些可以透過 AI 來輔助，讓生活容易一點.....🙈

跨部門溝通的常見挑戰

1. 部門目標不一致 （你的 OKR 不是我的 OK~R)

• 各部門可能有自己的優先事項和目標，難以達成共同目標。
• 需要明確公司整體目標，讓各部門知道自己的角色定位。

2. 溝通障礙 (再加上語言和文化差異更是要人命）

• 部門之間使用不同的專業術語和溝通方式，造成理解困難。
• 需要建立統一的溝通協議和渠道，培養跨部門溝通技能。

3. 工作方式不同

• 不同部門可能有不同的工作文化和習慣，容易產生摩擦。
• 需要制定明確的協作準則，建立互相信任的氛圍。

4. 缺乏領導支持 （這提案很好阿你怎麼不去做？只是沒資源給你 🤣）

• 如果高層不重視跨部門協作，員工也缺乏動力和指引。
• 需要高層身作則，為跨部門合作提供支持和資源。

5. 信息孤島 （我們都有寫，只是你不知道）

• 就算都用 slack , Teams, JIRA, Confluence 要怎麼找到你需要的資訊是個難題

6. 缺乏時間和精力

• 員工已有繁重的日常工作，很難抽出時間參與跨部門項目。
• 需要提前規劃好項目時間表，合理分配任務。

參考網路上的一些文章，這邊整理一些可能可以協助有修溝通的管道

1. 定期舉行跨部門會議 （這超需要 AI 輔助）

• 定期舉行跨部門會議，邀請各部門代表參加，討論項目進展、公司目標和想法。
• 會議要有明確的議程和目標，避免浪費時間。
• 會後要有會議紀要，記錄討論內容和決議，並及時傳達給相關人員。

2. 建立跨部門協作空間（直接飛去打架啊）

• 建立跨部門協作空間，可以是實體空間，也可以是線上，當然實體是最好的。
• 使用項目管理工具和即時通訊工具，讓各部門可以隨時溝通協作。
• 在協作空間中分享項目進展、文件資料等，保持信息透明。

3. 鼓勵開放溝通（ 副作用：開會就飽了 🤣）

• 鼓勵各部門之間開放、協作式的溝通。
• 建立公開的溝通論壇，讓所有人都可以看到和討論。
• 表彰跨部門協作的團隊，樹立榜樣。

4. 建立溝通協議（光是討論出協議就不著要花多少時間）

• 制定跨部門溝通的協議和流程，讓大家知道什麼時候用什麼方式溝通。
• 協議包括同步和異步溝通的場景、溝通禮儀、使用的工具等。
• 協議要經過各部門的共識，並得到高層的支持。

5. 培養溝通技能（這才是最難的部分，需要 AI 輔具，但是腦袋空空的話有 AI 也沒有用）

• 為員工提供溝通技能培訓，提高他們的跨部門溝通能力。
• 培訓內容包括積極傾聽、表達清晰、管理衝突等。
• 鼓勵員工主動溝通，消除部門藩籬。

未來的工作取決於你手上能同時處理協商多少案子...😂