網頁

2023年6月14日 星期三

對於該學習什麼感到迷惘嘛?如何利用四象限分析法讓你快速聚焦產生目標



在這個資訊爆炸和忙碌得年代,你是否覺得不知道該從何學起,只想要躺平? 我想這篇文章可以幫助你減緩資訊焦慮和重新回到學習的軌道上 - A 2×2 Matrix to Help You Prioritize the Skills to Learn Right Now

這篇文章認為現代工作者對於學習的時間非常有限,然而持續學習對於保持競爭力來說卻相當重要。但在眾多的學習資源中,如何挑選出最有價值和相關的學習內容是一個困難的挑戰。 

文章建議使用時間效益分析(time-utility analysis)來決定應該學習的技能。
"時間"是指學習的時間,也就是你為了達到熟練度所需要的機會成本。
"效益"是指你可能會使用到該技能的程度,尤其是對於工作上的需要。


例如,現今的管理者花費大量的時間在寫電子郵件、蒐集資料、開會和製作試算表,因此提升這些活動的效能有特別高的效益。 將時間和效益組合,你可以得到一個簡單的2x2矩陣,有四個象限: 

1. 立刻學習:高效益,低學習時間 
2. 安排一段時間來學習,最好是在你的行事曆裡:高效益,高學習時間 
3. 在有機會的時候學習,例如在通勤、午餐時間等等:低效益,低學習時間 
4. 決定你是否需要學習:低效益,高學習時間。


文章以使用試算表為例來說明如何運用時間效益分析。知識工作者每天幾乎要花半個小時在試算表上,而在大公司裡,這幾乎就等同於使用Excel。但Excel有超過500個功能和更多的特性,這是很大的學習負擔。所以作者根據Excel專家的文章來彙整最有用的Excel功能、特性、提示、技巧和訣竅,並根據使用頻率和學習時間來排序。

以我個人的經驗來說

1. 可以跟 ChatGPT 學,很快就可以達到可以使用的地步 
2. 花錢找老師 
3. 得到 & podcast 用聽的 & 電子書 
4. 通常是興趣類,所以就不會談論太多效益


第二步學以致用


學習技能只是第一步,下一步是將這些技能融合到我們的工作和生活中,形成一個個人的能力系統。一個有效的策略是通過筆記和輸出來整合這些技能。筆記可以幫助我們記住我們學到的東西,而輸出則可以幫助我們理解和應用這些技能。

舉個最近在學習 Liberating Structures(解放結構)為例子 ,Liberating Structures 是一種能夠改變會議和團隊互動方式的方法和工具。它包含了很多不同的技巧和策略,我們可以透過時間-效用分析,將其劃分為不同的象限,依次學習。

例如,我們可以首先學習那些學習時間短,但能立即改善團隊溝通的技巧,快速產生 Small win。然後,舉個最簡單的順序:

首先,我們可以選擇先使用 "Impromptu Networking",以熱身並幫助大家熟悉 Liberating Structures。在這個階段,我們可以提出一些和主題相關的問題,讓大家輪流回答。這也可以讓大家了解彼此的觀點和立場。 



接著,我們可以用 "1-2-4-All",讓每個人都有機會獨立思考,並且將他們的想法與一個小組共享,最後再整合出全體的想法。這個結構可以確保每個人的聲音都被聽見,並且能整合大家的想法。 


最後,我們可以使用 "Troika Consulting" 或者 "Wise Crowds" 來處理特定的問題。如果每個人都有一個問題需要解決,那麼 "Troika Consulting" 會更好。如果大家都專注於同一個問題,那麼 "Wise Crowds" 會更好。

第三步記錄與檢討


當我們嘗試將 Liberating Structures 實際團隊互動中運用這些技巧,請記得要將我們的觀察和感受記錄下來。這些筆記不僅可以幫助我們記住這些技巧,還可以幫助我們理解這些技巧在實際情況中的應用。然後,我們可以通過輸出這些經驗,例如通過分享我們的經驗或者教導他人,來深化我們對這些技巧的理解。 通過這種方式,我們不僅可以系統地學習和理解 Liberating Structures,還可以將其整合到我們的能力系統中,從而提高我們的工作效率和團隊互動能力,最重要的是逼自己記錄下來,以後可以當做參考範例還使用。


後記


自從有了 ChatGPT 晚上睡覺都不會失眠和胡思亂想了,睡前就把一堆亂七八糟想法和代辦東西記錄下來請他初步處理,如果真的有價值再繼續 follow up ,剛好最近在 HBR 也看到這篇文章,利用四象限分析法分類,讓資訊焦慮不知道學習該如何起步的人減緩焦慮,似乎又可以重拾寫作的樂趣。

沒有留言:

張貼留言