新創事業與中小企業應該要使用哪些工具與軟體來幫助營運？

在創業初期，你應該專注於找尋好的合夥人、適合的員工、確認Business Model與獲利模式，以及盡量的節省開支。要注意與煩惱的地方已經夠多了，怎麼還有多餘心力去管其他事情？但是往往創業者與中小企業老闆都被關於行政管理、基礎建設...等柴米油鹽醬醋茶的問題困擾著，成為事經營者浪費最多時間的地方。

許多Startup公司會失敗的原因往往都是還沒撐到獲利或是找出可行的商業模式就陣亡了，通常都是沒控制好花費，很快就把錢燒光了。就算順利度過這個階段，緊接著就是隨著公司日漸成長，規模逐漸變大，關於行政管理、基礎建設..等問題，也會一個一個浮現、擴大、甚至引爆，變成公司成功的絆腳石。

如何在適當的時機，引入適當的管理機制，和使用有效率的工具，就成為經營者的一個難題(至少我們就遇到過這些問題~@@)，好在我們是生長在這個高度分工與雲端科技的年代，許多創業的門檻都被大大的降低，有很多都的問題都可以尋求外部專業服務(顧問，專家)，甚至外包出去，另外你要做的就是選擇適合的科技與服務來幫忙解決問題，舉例來說SaaS的兩個核心價值：隨選即用，用多少花多少，隨著公司成長無痛的升級與擴張，在這邊引用兩本書的例子：

創業其實沒那個難：小創意勝過大資本裡面也有提到

..尤其是專業的現成服務也在此替我們包裝與配送。跟這些結合在一起的，還有幾乎免費的網路通訊、電話或者視訊會議，不但完成聯絡工作，費用也大大降低。 我們面前擺著一個巨大的工具箱與無數的積木，我們可以用這些東西發想出無窮盡的新組合。就像上個世紀史坦尼斯勞‧萊姆(Stanislaw Lem)所寫的，由各種高科技建構而成的未來小說，今日我們也可以寫經濟小說，描寫人和如何透過手邊可用的基石與零件，架構出她的想法。

80後老闆，教世界的八堂課裡面也有提出一個觀察，就是在美國80後的創業模式：

虛擬辦公室特別適合80後企業，當經濟不景氣，逼的許多公司不得不想盡辦法刪減固定成本，這樣的工作方式往往成為明顯的優勢。....我們透過電子郵件、skype、Gchat、Facebook、電子郵件照片、視訊會議、手機簡訊、維基協作系統、及其他任何適當工具來模擬在一起工作的感覺。....P271各位要注意一點，能夠成功使用虛擬方式營運的公司往往都搭配高科技工具。

所以一個Start up 應該使用哪些高科技工具的來提高工作效率，和幫助你的事業呢？下面列出一個中小企業應該必備的系統(軟體)：

• 財務會計系統 (Finance /Accounting Software)
• 資料備份與回復系統 (Backup and recovery)
• 公司官網與部落格 (Web site and Blogging Tool)
• 行事曆 (Calendar)
• 線上協作平台與Office 套件 (Collaboration/Office Suite)
• 客戶關係管理系統 (CRM)
• 電子郵件 (E-MAIL)
• 專案管理系統 Project Management 
• 檔案分享與版本控管系統 (File sharing and version control)
• 網路電話/視訊會議系統 (VOIP)

其中七項Google apps 都幫你準備好了，剩下的部分我們也可為您張羅 (再度工商服務一下~XD)，除此之Google apps還有幾大的優勢：

專業的IT技術與安全第一 (Security first)

很多人可能都會想把東西放在外面會 不會很危險，資料會不會不見，Google 會不會被入侵...等問題，但是反過來問，這些問題在你的公司就不會發生嘛？你請的MIS人員有能力解決嘛？會比Google更專業嘛？你們花在資安與備 援的經費會比Google多，作的更完善嘛？如果沒有那為什麼不交給專家呢？Google有以下承諾：

• Your work is always backed up
• You own and control your data 
• Increased security and reliability 
• Strong encryption and authentication 
• Our team is constantly improving your security 

遠端存取與行動性(Stay connected from anywhere)

讓你可以在任何地方，使用任何的Device 取得你所需要的資料(不管是Email、行事曆、文件..等)，並且讓你達到隨時，隨地，跨組織的線上協作平台體驗。

零先期建置成本，低轉換成本（Invisible IT that just works）

你不用架設自己的伺服器，你只要有電腦連上網路就可以使用，甚至在初期五個人以內，使用Google apps都是免費的，超過五個人，每人每年也只要幾千元，就能擁有這麼多的服務。如果你公司已經有自己的伺服器(如M$ exchange Server)，只要一通電話來，Google 也有提供工具幫你把現有的服務無痛轉移到Google apps上面。(說實在有哪家的郵件系統檔垃圾信的能力可以跟Google比的)

夠環保(Go Green)

更重要的是，光是不用準備隨時都有冷氣在吹的機房，與24h開機的伺服器，就可以為你節省多少電費，更可以為地球減少碳排放量。也許有人會說放在Google data center 還不是會耗電增加碳排放量，但是我相信Google 在機房對於省電和節能的設計，以及能源轉換效率一定比我們自己高的太多，就像你會選擇自己買個柴油發電機，還是要跟買台電買由火力發電所產生的能源，哪個比較有效率?

(工商服務：有興趣的請參考思昉科技的網頁，留下你的資料，我們將有專員跟您聯絡)

接下來，我會在陸續分享，一般公司應該使用那些軟體與系統，以及我們的使用經驗，當然還有軟體公司應該建置怎樣的開發環境(參考我之前寫的：沒有搭配工具與方法的敏捷式開發？)