中小企業是否該花錢在資訊系統上？

早上起來看到前同事對於"新創事業與中小企業應該要使用哪些工具與軟體來幫助營運？" 這篇文章似乎有點不同的觀點，不過也許是我寫的有點太工商服務性質造成誤會(讓人家覺得似乎有"有批牛肉好便宜的~有需要就打這個電話吧~"的感覺)，所以想再來補充一下。

那篇文章，要傳達的主要是兩個觀點，只是可能需要分開討論：

• 中小企業和Startup應該使用一些工具和方法來提升競爭力 (工具不一定要錢)
• Google apps 是便宜好用的好東西 (而且五個人以下還可以免費試用) 

中小企業和Startup的定義

先針對企業規模來做個定義 (各國定義不同，這邊以台灣為主)，根據經濟部中小企業處的標準，與我之前上課所了解的定義 (我聽到時都嚇一跳，要賺好多錢捏~@@)：

• 微型企業 (人數<10  ，年營收<500萬 )
• 小型企業 (人數<30  ，年營收<3億，資本額<3000萬 )
• 中型企業 (人數<100，年營收<10億)

 而Startup的定義就比較模糊了：

• 根據Mr. Jamie的定義：公司規模25人以下，設立 3 年以內的公司。
• 根據郭氏兄弟的定義：公司規模不超過10人
• 根據中小企業處大概五年以內(因為五年以內會倒超過92%)的公司都算新創事業

中小企業是否該花錢在資訊系統？

根據統計，同樣是中小企業，台灣的平均壽命比國外還有短的多，那到底是什麼原因造成的呢？可以怪罪的地方很多，比如說市場太小、競爭太激烈、政府不幫忙...等，這些也許都是原因，但是很多時候公司會倒並不是沒有錢或不賺錢，而是土法煉鋼、沒有制度、甚至人謀不臧所造成。另外很常見的就是成長失控，公司快速擴張，人才、內控制度與公司基礎建設跟上，最後的下場就是高速失控而墜毀。

所以我們該怎麼找出自救的方法？或是改善這個市場的方法，而不是向下沈淪，在這邊先不談論免費的解決方案(我可以另外寫篇文章列出許多免費的軟體)，我們先來談論要花錢這件事，為什麼國外願意使用這些工具甚至花這些錢呢？舉例11 Great Technology Tools for Small Business、Type Of Technology You Should Use During A Small Business Start-up。而台灣中小企業卻不願意？ 到底新創事業和中小企業是沒錢？還是不願意花錢？或是不知道可以把錢花在這些地方？(不知道價值)這三件事要分開討論：

• 中小企業沒錢
• 其實政府有很多補助的管道，舉例：，每年都會有的：經濟部SBIR補助、經濟部中小企業處中小企業創新服務憑證補 ，具有時效性的：開店e化補助(98年)，透過這些計畫都是可以申請到經費補助的。
• 中小企業不願意花錢
• 的確現在很多中小企業都是用所謂的"套裝軟體"比如說M$ Office系列 (合法性就是一個問號)，也許問題不在於企業願不願意花錢買，而是不知道怎麼用和怎麼轉換，至於要怎麼讓企業從Office 20xx轉換到 M$ Office 365，甚至轉換到Google apps，這就是行銷與教育的議題了，君不見M$也砸了大錢在推廣與宣導。
• 套句現在做火紅的話 "只出得起香蕉的公司，那也只請得到猴子"
• 中小企業不知道可以把錢花在不同地方(不知道價值所在)
• 政府與教育是很重要的一個環節，現在台灣學校與政府機關都被M$所把持，所以為學生了出了學校只會用套裝軟體，到職訓局上課也只會教套裝軟體，公司為了作政府的案子所以一定只能用套裝軟體，那當然整個市場的思維就侷限在套裝軟體了。
• 花錢買一套正版的套裝軟體，遠比使用雲端系統的費用高的太多了，更不用說還得請MIS來幫忙安裝與維護，所以是把錢花錯地方。
• 根據 2005 年消基會的調查發現(有點舊的資料，不過仍有參考性)，平均每人每年花費 30 小時在刪垃圾郵件，若每人每天約花 10 分鐘過濾並刪除垃圾郵件，若以50 人規模的中小企業來計算，企業每月損失約 9,000 元的薪資。累積一年下來，相當於多發了超過 10 萬元的薪水，浪費在員工處理垃圾郵件的工時上。大家每天忙的跟狗一樣，其實都是在處理垃圾郵件，如果使用好的垃圾郵件防堵機制，把這些錢省下來，可以創造多少經濟效益？
• 人員流失與異動率大也是台灣中小企業會遇到的問題，如何有效的建立KM系統，讓工作交接與教育訓練更順暢，就可以減少許多人力與時間的浪費。
• 中小企業資安問題，造成人力錯誤的配置與浪費：
•  職能分工不當與過度授權
• 資訊人員淪為救火隊
• 缺乏企業經營角度的資安控制 

如何使用一些科技工具和方法來提升競爭力

所以錢要花在刀口上，時間也要花在對的地方，當然我同意在工具上的使用上，還是得針對特定的族群，不同的行業會需要不同的科技工具，那我隨便舉幾個極端的例子：

• 餐飲業
• 的確餐飲業也許不會需要Google apps的幫助，但是也許餐飲業就需要像是Eztable這樣的服務和工具。
• 農業
• 以傳統來說這應該是最跟高科技畫不上等號的行業，舊的產業，如果還是透過舊的管道和方法，當然只會日暮西山，但是只要跟科技連結一切都不一樣了，在當初誰會想到農夫也需要架網頁，有必要嘛？舉例：上網挑菜，直接跟農夫買才公平！、台灣農夫市集地圖、網路農夫新興 上網可看菜、買菜 ，甚至在國外農業都已經在運用雲端運算/物聯網的科技。
• 畜牧業
•  電子化產銷履歷：企業化經營養豬場

所以重點不是該用哪些工具，重點在於不同產業，各個企業都應該找到能幫助自己，提昇競爭力的工具，科技不就是為了這個目的存在？

最後回到網路資訊相關產業 

這可能也是我Blog比較會接觸到的族群 (阿阿我也只想當旅遊部落客，貼貼照片啊！！)

正所謂外行看熱鬧，內行看門道，網路資訊產業更應該知道這些工具的價值與必要性，使用正確的工具來提升產能與品質，更是無庸置疑。我自己說可能還沒啥說服力，不然我們來看一下Xdite大之前寫的一系列文章，網站程式上線前需要準備的事(1)~(4)、Startup : 如何挑選適合的 Hosting Plan、為什麼必須使用 Issue Tracking System 管理專案。

有興趣的人也可以去看看這本書"走出軟體工廠"，作者是大陸人，裡面也提到許多大陸軟體公司採用土法煉鋼的方式遇到與多問題，該怎麼使用正確的方法，與適合的工具來提升公司的競爭力。